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Service Lohnsummendeklaration


Sie haben bei Visana eine Kollektiv-Krankentaggeldversicherung und/oder eine obligatorische Unfallversicherung (UVG) abgeschlossen? Übermitteln Sie uns die Lohndaten Ihres Unternehmens künftig einfach via unserem Onlinetool eLohndeklaration oder dem Swissdec LohnstandardCH (ELM). Visana unterstützt Sie gerne dabei.

Immer mehr Kunden schätzen die elektronischen Übermittlungformen. Das ermöglicht nicht nur eine sichere und rasche Verarbeitung der Lohndaten, sondern spart auch viel Zeit und Papier. Sie können die Lohnsummendeklaration aber auch weiterhin in Papierform einreichen. Sie haben die Wahl.

  • eLohn­deklaration

    eLohndeklaration

    eLohndeklaration ist ein einfaches Onlinetool. Dieses ist wie das Lohnsummendeklarations-formular, welches Sie jeweils im 4. Quartal erhalten, aufgebaut. Es enthält die nötigen Informationen, welche Sie zur Erfassung der Lohnsummen über eLohndeklaration benötigen. Klick, klick, fertig. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt an Visana. Sie erhalten eine Quittung.

    Verfügbarkeit Onlinetool

    eLohndeklaration ist nur während der Hauptdeklarationsphase offen – jeweils von November bis Anfangs März. Senden Sie uns Ihre Lohndeklaration bitte per E-Mail zu: deklaration@visana.ch.

    Handelt es sich um eine Korrektur der bereits erstellten definitiven Prämienabrechnung? Dann bitten wir Sie, uns zusätzlich zu den Lohndaten eine Kopie der AHV-Abrechnung einzureichen.

    Anforderungen

    • Computer
    • Internet-Anschluss

    Ihre Vorteile

    • Einfaches System, das speziell für die Übermittlung von Lohndaten für die Krankentaggeld- und Unfallversicherung entwickelt worden ist
    • Schrittweise Führung durch das Programm
    • Sichere, verschlüsselte Übermittlung der Lohndaten

    Service-Links

  • Swissdec Lohnstandard CH (ELM)

    Übermittlung Ihrer Lohnsumme via Swissdec

    Der Swissdec Lohnstandard CH (ELM) übermittelt die Lohndaten Ihres Betriebs direkt ab Ihrem Lohnbuchhaltungssystem an Visana. Sie senden Ihre Daten auch an die AHV, Steuerämtern und an das Bundesamt für Statistik.

    Anforderungen

    • IT-Infrastruktur
    • Ein von Swissdec zerfiziertes Lohnbuchhaltungssystem
    • Erfassung eines Versicherungsprofils

    Vorteile

    • Sie übermitteln Ihre Lohnmeldungen ganz einfach mit einem Klick von Ihrem Lohnbuchhaltungssystem an Visana und erhalten eine Quittung
    • Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt und ist sicher
    • Vermeidung von Doppelspurigkeiten, da die Versicherer und andere Empfänger bedient werden können

    Versicherungsprofil Lohnstandard-CH (ELM)

    Sie deklarieren einmal pro Jahr die Lohnsummen Ihres Unternehmens und übermitteln diese Daten an Visana. Dafür verwenden Sie den Lohnstandard-CH (ELM) von Swissdec und hinterlegen dazu in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem die Parameter des Versicherungsprofils. Dieses beantragen Sie einmalig bei Visana und erhalten dann jedes Jahr automatisch eine neue Version. Was ist dabei zu beachten?

    Sparten

    Bei der Personenversicherung werden die Sparten Kollektiv-Krankentaggeldversicherung (KTG), Unfallversicherung (UVG) und Unfall-Zusatzversicherungen unterschieden. Ihr Unternehmen kann diese Versicherungen bei einer oder mehreren Versicherungsgesellschaften abschliessen. Pro Sparte hinterlegen Sie in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem die Daten des entsprechenden Versicherungsprofils. 

    Deklarationsperiode

    Die Deklarationsperiode umfasst in der Regel ein Versicherungsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember.

    Aktualität

    Änderungen im Versicherungsvertrag haben in der Regel auch Änderungen im Versicherungsprofil zur Folge. Vergleichen Sie die in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem hinterlegten Daten mit dem aktuellen Profil, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

    Personengruppen

    Zur Identifikation der Personengruppen dienen Buchstaben-Codes und Ziffern, die auf die Lohnkategorie verweisen. Beachten Sie bitte, dass bei Unfallzusatzversicherungen, je nach Deckung, mehrere Codes zugeteilt werden müssen. Codes und Ziffern sind im Versicherungsprofil ersichtlich. Erfassen Sie diese bitte in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem.

    Kommt eine Personengruppe dazu oder fällt eine weg, wird dies erst im nächsten Versicherungsprofil berücksichtigt. Die Codes und die Ziffern passen Sie in der Folge im Lohnbuchhaltungssystem an. Erfolgt eine solche Änderung während einer Deklarationsperiode, kann dies ELM nicht erkennen. Ist dies der Fall, melden Sie Löhne mit diesem Formular (Link). Ab dem Folgejahr ist die Übermittlung mit ELM selbstverständlich wieder möglich.

    Wechsel des Versicherers

    Bei jedem Wechsel des Versicherers per oder während des abzurechnenden Jahres muss das Profil in der Lohnbuchhaltungssoftware neu hinterlegt werden. Ferner ist zu beachten, dass bei einem Wechsel des Versicherers die Personengruppen-Codes und die Ziffern ändern können.

    Mitversicherte Betriebe

    Sind im Versicherungsvertrag mitversicherte Betriebe aufgeführt, müssen sämtliche Lohndaten als Summe aller Betriebe durch den Versicherungsnehmer gemäss Vertrag gemeldet werden. 

    Fehlerhafte Erfassung der Daten

    Sind in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem falsche Profildaten hinterlegt, beispielsweise falsche Personengruppen-Codes und Ziffern, können die Daten nicht an Visana übermittelt werden. Das System löst eine Fehlermeldung aus. Bitte beachten Sie, dass auch andere Gründe für eine Fehlermeldung vorliegen können. In diesem Fall kontaktieren Sie bitte Ihren Softwareanbieter.

    Testmeldung

    Mit der Testmeldung erfahren Sie, ob Sie im Lohnbuchhaltungssystem alle Daten korrekt gemäss aktuellem Versicherungsprofil hinterlegt haben. Nutzen Sie diese Funktion vor einer tatsächlichen Übermittlung.

    Service-Links

  • Mit Papier­formular

    Übermittlung Ihrer Lohndaten in Papierform

    Sie deklarieren Ihre Lohndaten mit Hilfe des Lohnsummendeklarationsformulares und dem Merkblatt, welches Sie jeweils im 4. Quartal erhalten, von Hand. Das ausgefüllte Formular kann auch eingescannt und per E-Mail eingereicht werden. Allerdings ist dieser Weg nur verschlüsselt sicher. Verschlüsselungen erweisen sich in der Praxis eher als umständlich und werden deshalb kaum angewendet. Auch der Postweg ist möglich.

    Anforderungen

    Keine besonderen Anforderungen.

    Vorteile

    Keine besonderen Vorteile.

    Wir empfehlen Ihnen einen elektronischen Übermittlungsweg zu wählen. Beispielsweise eLohndeklaration.

  • Übersicht der Übermittlungs­arten

    Übersicht der Übermittlungsarten

    Merkmale/Arten eLohndeklaration Swissdec (ELM) Papierformular
    Datenübermittlung sicher, verschlüsselt sicher, verschlüsselt mit Email unsicher, wenn nicht verschlüsselt
    Zertifiziertes Lohnbuchhaltungssystem - notwendig -
    Versicherungsprofil - notwendig -
    Geeignet für kleinere Betriebe ja nein ja
    Geeignet für grössere Betriebe nein ja nein
    Software-Kosten nein ja nein

     

    Empfehlung für kleinere Betriebe

    Wir empfehlen Ihnen, die Daten über eLohndeklaration zu übermitteln, es sei den, Sie haben bereits ein von Swissdec zertifiziertes Lohnbuchhaltungssystem.

    Empfehlung für grössere Betriebe

    eLohndeklaration ist ein geeigneter Weg. Wollen Sie beispielsweise auch Daten an die AHV übermitteln, empfiehlt sich der Swissdec Lohnstandard CH (ELM). Falls Sie bereits diesen Weg eingeschlagen haben, haben Sie sich für eine gute Lösung entschieden.

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