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Service déclaration de masse salariale

Vous avez conclu auprès de Visana une assurance collective d'indemnités journalières en cas de maladie et/ou une assurance-accidents obligatoire (LAA). Pour le calcul de la prime définitive, annoncez-nous chaque année les sommes salariales réelles versées par votre entreprise. A l'avenir, transférez-nous les données salariales de votre entreprise simplement via notre outil en ligne Déclaration salariale électronique (e-Déclaration salariale) ou le Swissdec Standard Salaire CH (ELM). Visana vous soutient volontiers.

De plus en plus de clients/es apprécient les formes de transfert électronique. Cela permet non seulement un traitement sûr et rapide des données salariales, mais vous épargne aussi beaucoup de papier et de temps. Mais vous pouvez aussi continuer à envoyer la déclaration des sommes salariales sous forme papier. Vous avez le choix.

  • e-Déclaration salariale

    e-Déclaration salariale

    L-e-Déclaration salariale (déclaration salariale électronique) est un outil en ligne simple. Elle est structurée comme le formulaire de déclaration de la somme salariale, que vous recevez toujours durant le quatrième trimestre. Elle contient les informations nécessaires à la saisie des sommes salariales via l’e-Déclaration salariale. Clic, clic, et c'est fait. Le transfert à Visana se fait de manière cryptée. Vous recevrez une quittance.

    Disponibilité de l’outil en ligne

    L’e-Déclaration salariale (déclaration salariale électronique) est possible uniquement pendant la phase de déclaration principale, de novembre à début mars. Veuillez envoyer votre déclaration salariale par courriel à l’adresse deklaration@visana.ch.

    S’il s’agit d’une correction du décompte de prime définitif déjà établi, nous vous prions de nous envoyer, en plus des données salariales, une copie du décompte AVS.

    Exigences

    • PC
    • Internet

    Vos avantages

    • Un système simple qui a été développé spécialement pour le transfert de données salariales pour l'assurance d’indemnités journalières en cas de maladie et accidents.
    • Direction par étapes à travers le programme.
    • Transfert sécurisé, crypté des données salariales

    Liens service

  • Swissdec Standard Salaire CH (ELM)

    Transfert de votre somme salariale via Swissdec

    Le Swissdec Standard Salaire CH (ELM) transmet à Visana les données salariales de votre entreprise, directement à partir de votre système de comptabilité salariale. Vous envoyez vos données aussi à l’AVS, aux offices fiscaux et à l’Office fédéral des statistiques.

    Exigences

    • Infrastructure informatique
    • Un système de comptabilité salariale certifié par Swissdec
    • Saisie d’un profil d'assurance

    Avantages

    • Vous transmettez vos annonces relatives aux salaires avec un simple clic, depuis votre système de comptabilité salariale à Visana, et recevez une quittance.
    • Le transfert est sécurisé et crypté.
    • Vous évitez des doublons, les assureurs et d’autres destinataires pouvant être servis

    Profil d’assurance dans le cadre de la norme suisse en matière de salaire (ELM)

    Vous déclarez une fois par an les masses salariales de votre entreprise et transmettez ces données à Visana. Pour ce faire, vous utilisez la norme suisse en matière de salaire (ELM) de Swissdec et enregistrez à cet effet les paramètres du profil d’assurance dans votre système de comptabilité salariale. Vous demandez ces paramètres une seule fois à Visana et recevez ensuite automatiquement chaque année une nouvelle version. Quels sont les points à prendre en compte à cet égard?

    Branches d’assurance

    Dans le domaine de l’assurance de personnes, on distingue les branches suivantes: assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie (IJM), assurance-accidents (LAA) et assurances-accidents complémentaires. Votre entreprise peut conclure ces assurances auprès d’une ou de plusieurs compagnies d’assurance. Pour chaque branche d’assurance, vous enregistrez dans votre système de comptabilité salariale les données du profil d’assurance correspondant. 

    Période de déclaration

    La période de déclaration couvre en général une année d’assurance, du 1er janvier au 31 décembre.

    Actualité

    Les modifications du contrat d’assurance entraînent généralement des modifications du profil d’assurance. Comparez les données enregistrées dans votre système de comptabilité salariale avec le profil actuel et procédez aux ajustements nécessaires.

    Groupes de personnes

    Pour identifier les groupes de personnes, on utilise des codes alphabétiques et des chiffres qui renvoient à la catégorie salariale. Veuillez noter que pour les assurances-accidents complémentaires, plusieurs codes doivent être attribués, en fonction de la couverture. Les codes et les chiffres sont visibles dans le profil d’assurance. Veuillez les saisir dans votre système de comptabilité salariale.

    Si un groupe de personnes s’ajoute ou disparaît, cela ne sera pris en compte que dans le profil d’assurance suivant. Vous devez ensuite adapter les codes et les chiffres dans le système de comptabilité salariale. Si une telle modification intervient pendant une période de déclaration, ELM ne peut pas la détecter. Si c’est le cas, déclarez les salaires à l’aide de ce formulaire (lien). À partir de l’année suivante, la transmission avec ELM sera bien entendu à nouveau possible.

    Changement d’assureur

    À chaque changement d’assureur pour ou au cours de l’année à décompter, le profil doit être redéfini dans le logiciel de comptabilité salariale. Par ailleurs, il convient de noter qu’en cas de changement d’assureur, les codes et chiffres de groupes de personnes peuvent changer.

    Entreprises également assurées

    Si des entreprises coassurées sont mentionnées dans le contrat d’assurance, toutes les données salariales doivent être annoncées par le preneur d’assurance comme somme de toutes les entreprises, conformément au contrat. 

    Saisie erronée des données

    Si des données de profil erronées sont enregistrées dans votre système de comptabilité salariale, par exemple des codes et chiffres de groupes de personnes erronés, les données ne peuvent pas être transmises à Visana. Le système affiche un message d’erreur. Veuillez noter qu’il peut y avoir d’autres raisons pour un message d’erreur. Dans ce cas, veuillez contacter votre fournisseur de logiciels.

    Déclaration test

    La déclaration test vous permet de savoir si vous avez correctement enregistré toutes les données dans le système de comptabilité salariale conformément au profil d’assurance actuel. Utilisez cette fonction avant de transmettre la déclaration officielle.

    Liens service

  • Avec formulaire papier

    Transfert de vos données salariales sous forme papier

    Vous déclarez manuellement vos données salariales à l’aide du formulaire de déclaration des sommes salariales et de la notice que vous recevez toujours le quatrième trimestre. Le formulaire rempli peut aussi être envoyé par courriel, après scannage. Toutefois, cette voie n'est sécurisée qu’avec un cryptage. Les cryptages sont parfois compliqués, dans la pratique, et sont donc peu utilisés. La voie postale est possible également.

    Exigences

    Pas d'exigences particulières.

    Avantages

    Pas d'avantages particuliers.

    Nous vous recommandons d’opter pour un transfert électronique. Par exemple, l’e-Déclaration salariale.

  • Aperçu des types de transfert

    Aperçu des types de transfert

    Caractéristiques/Types

    		 e-Déclaration salariale Swissdec (ELM)

    Formulaire papier

    Transfert de données

    sûr, crypté

    sûr, crypté

    par courriel, pas de sécurité sans cryptage

    Système de comptabilité salariale certifié

    		 - nécessaire -

    Profil d'assurance

    		 -

    nécessaire

    		 -

    Adéquat pour les entreprises plus petites

    oui

    		 non oui

    Adéquat pour les entreprises de plus grande taille

    		 non

    oui

    		 non

    Coûts du logiciel

    		 non

    oui

    		 non

     

    Recommandation pour des entreprises plus petites

    Nous vous recommandons de transférer les données via l’e-Déclaration salariale, sauf si vous avez déjà un système de comptabilité salariale certifié par Swissdec.

    Recommandation pour les entreprises de plus grande taille

    L’e-Déclaration salariale est une solution adéquate. Si vous voulez par exemple transférer aussi des données à l’AVS, le Swissdec Standard Salaire CH (ELM) est recommandé. Si vous avez déjà opté pour cette solution, vous avez fait le bon choix.

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